TenStep - Servicii de Consultanta si Training pentru Managementul Proiectelor, Bucuresti

Managerul de proiect nu va succes daca nu mentine programul de activitati la zi. A se retine ca programul de activitati este doar un livrabil. Programul de activitati cuprinde activitatile de realizat, ordinea acestora, efortul necesar etc. Managementul programului de activitati presupune intelegerea activitatilor, cunoasterea persoanelor responsabile de activitati, cunoasterea termenele limita etc.

Programul de activitati ar trebui sa reprezinte cele mai bune estimari, in orice moment al proiectului, despre activitatile ce trebuie realizate. Cu cat complexitatea unui proiect este mai mare cu atat vor fi modificate estimarile pe durata acestuia. De aceea managementul programului de activitati este o abilitate importanta a managementului proiectului. Managerul proiectului evalueaza programul de activitati continuu (de obicei saptamanal) si determina starea curenta a proiectului. In functie de aceasta si intelegerea activitatilor ramase va fi necesara restabilirea sirului de activitati astfel incat acestea sa fie terminate in bugetul si la termenul limita initial.

In majoritatea proiectelor programul de activitati va trebui revizuit saptamanal. In cadrul acestei analize managerul proiectului updateaza programul de activitati cu sarcinile completate sau in curs de desfasurare. Activitatile ramase ar trebui evaluate astfel incat proiectul sa fie terminat in efortul, costul si durata estimate initial. Actiuni corective sunt aplicate in caz ca estimarile sunt depasite.

Managementul programului de activitati este una dintre abilitatile fundamentale necesare managementului proiectelor. In functie de dinamica proiectului managerul va trebui sa-si foloseasca experienta si creativitatea pentru a-l termina la timp. O saptamana proiectul poate rula conform planului insa in urmatoarea pot exista activitati amanate si situatii dificile.  Daca o activitatea critica a intarziat cu o saptamana, managerul proiectului nu poate permite ca intregul proiect sa intarzie cu o saptamana. Managerul proiectului trebuie sa evaleze resursele si optiunile disponibile pentru a readuce proiectul la zi. Managementul programului de activitati este unul dintre cele mai interesante si lucrative aspecte ale managementului proiectelor. Unui manager de proiect ii va fi greu sa obtina succes daca nu este atras de munca minutioasa. 

3.0.P2 Integrarea Proiectului si a Proceselor Managementului de Proiect

In Pasul  1 - Definirea Activitatilor, nu se definesc numai caracteristicile proiectului ci si Planul Managementului Proiectului pentru managementul acestuia. Acest plan include procesele pentru managementul scope-ului, managementul riscului, managementul comunicarii, managementul calitatii etc.

Odata ce proiectul este  executat toate procesele managementului de proiect sunt integrate in Managementul Programului de Activitati si a  Bugetului. Integrarea are loc aici deoarece filozofia proceselor  TenStep spune " Activitatile prezente in programul de activitati se realizeaza!". Cu alte cuvinte daca o activitate nu se afla in programul de activitati, aceasta nu va fi realizata.

 (insert picture)

Programul de activitati este punctul central al managementului proiectelor si al proceselor managementului proiectelor integrate in programul de activitati.  In cadrul programului de activitati ar trebui sa fie alocate activitati si timp pentru comunicare, managementul scope-ului, updatarea  programului de activitati si a celorlalte activitati din cadrul proiectului. Integrarea are loc cand procesele managementului proiectelor se intersecteaza sau cand managementul proiectului si ciclul de viata al acestuia se suprapun.

• Schimbarea majora aprobata a scope-ului ce va duce la cresterea efortului si a costurilor reprezinta un exemplu caracteristic a integrarii managementul proiectului cu ciclul de viata al proiectului. Impactul se va reflecta in programul de activitati updatat si in buget.
• Se identifica riscurile si se creeaza Planul Managementului Riscurilor. Planul rezultat va fi comunicat tuturor participantilor la proiect pentru feedback. Aceasta reprezinta o sinteza intre managementul riscurilor si managementul comunicarii. Deoarece toate aceste activitati dureaza, vor fi incluse in programul de activitati, iar integrarea are loc in acest pas.
• Apare o situatie dificila cu calitate redusa. Procesele Mangementului Situatiilor Dificile sunt folosite si toate activitatile potrivite sunt adaugate programului de activitati. Pentru rezolvarea problemei se decide adunarea mai multor indicatori, activitatile de colectare a indicatorilor fiind adaugate programului de activitati. Analiza indicatorilor duce la modificarea proceselor de munca si la adaugare de activitati de verificare a calitatii sarcinilor. Astfel toti participantii la proiect vor fi atenti la respectarea estimarilor. Toate aceste activitati vor fi cuprinse in programul de activitati si buget.

Toate activitatile proiectului ar trebui sa fie reflectate in programul de activitati si buget. Prin urmare acest pas se refera la managementul si controlul proiectului si cuprinde executarea, urmarirea si integrarea activitatilor corespunzatoare ciclului de viata al proiectului dar si a managementului proiectelor.

3.0.P3 Demararea si Incheierea Proiectului

Programul de activitati reprezinta coordonata principala in managementul si controlul proiectului. Dupa definirea si planuirea proiectului incepe executia acestuia, urmand ca livrabilele sa fie realizate. Aceste activitati sunt cunoscute ca ciclul de viata al proiectului. Ciclul de viata este inconjurat de doua evenimente - o intalnire pentru demararea oficiala a executiei proiectului si o serie de activitati de final pentru incheierea oficiala a acestuia. Ambele evenimente sunt descrise mai detaliat in cadrul acesei sectiuni. ( Vezi 3.1.3.1 Demararea Proiectului si  3.1.3.2 Incheierea Proiectului) 

3.1 Managementul Programului de Activitati si a Bugetului / Procese

3.2 Managementul Programului de Activitati si a Bugetului / Tehnici

3.3 Managementul Programului de Activitati si a Bugetului / Referinte Rapide